Verwerkersovereenkomst

Zet je in een app van UpScailed gegevens over je eigen relaties, zoals de contacten in Up/Mail, dan verwerken wij die namens jou. De AVG vraagt dat we daar afspraken over maken. Die staan hier. Deze verwerkersovereenkomst is de overeenkomst bedoeld in artikel 17.2 van onze algemene voorwaarden en hoort bij elke overeenkomst voor het gebruik van een app. Wil je een ondertekend exemplaar voor je administratie? Mail hallo@upscailed.nl.

Ingang. Versie 1.2 geldt voor nieuwe klanten vanaf 10 oktober 2026, en voor bestaande klanten vanaf 10 november 2026. Tot die datum geldt versie 1.1. Nieuw is onder meer een subverwerker: de pushdiensten van de browser. Bezwaar maken kan tot 10 november 2026 (artikel 6.2).

Artikel 1. Partijen en begrippen

1.1 Partijen zijn UpScailed B.V., Hazelaarshof 6, 3862 WS Nijkerk, KvK-nummer 42089618 ("UpScailed"), en de klant die een app van UpScailed gebruikt ("de klant").

1.2 Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens ("datalek") hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1.3 Met "de apps" bedoelen we deze producten van UpScailed: Up/Mail, Up/Sales, Up/Actions, Up/HQ, Up/Habits, Up/Academy en Up/Insight, en de Console. Andere software valt niet onder deze verwerkersovereenkomst. Met "klantgegevens" bedoelen we de persoonsgegevens die de klant of de gebruikers van de klant in een app zetten of door een app laten verwerken.

Artikel 2. Rollen en onderwerp

2.1 Voor de klantgegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en UpScailed verwerker.

2.2 UpScailed verwerkt klantgegevens alleen om de apps te leveren, zoals beschreven in bijlage 1. UpScailed gebruikt klantgegevens nooit voor eigen doelen, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.

2.3 De klant zorgt dat de klantgegevens rechtmatig worden verwerkt: met een geldige grondslag, en met een privacyverklaring waarin staat dat de klant een app van UpScailed gebruikt. Voor Up/Mail betekent dat onder meer: alleen mailen naar wie daarvoor toestemming gaf of een klantrelatie heeft. Meet de klant in Up/Mail of Up/Sales of een mail is geopend, dan zorgt de klant voor de toestemming die de wet daarvoor vraagt (artikel 11.7a Telecommunicatiewet).

Artikel 3. Instructies

3.1 UpScailed verwerkt klantgegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. De instructies zijn: de overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst, en wat de klant in de app instelt of doet, zoals een campagne versturen of een contact verwijderen.

3.2 Verplicht een wettelijke regeling UpScailed tot een andere verwerking, dan meldt UpScailed dat vooraf aan de klant, tenzij de wet die melding verbiedt.

3.3 Vindt UpScailed dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt UpScailed dat meteen aan de klant.

Artikel 4. Geheimhouding

4.1 Alleen mensen die voor UpScailed werken en de toegang nodig hebben voor hun werk, kunnen bij klantgegevens. Zij zijn tot geheimhouding verplicht.

4.2 UpScailed kijkt niet in klantgegevens, behalve als dat nodig is voor ondersteuning waar de klant om vraagt, voor onderhoud, voor beveiliging of om een storing op te lossen.

Artikel 5. Beveiliging

5.1 UpScailed neemt passende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beveiligen (artikel 32 AVG). Bijlage 3 beschrijft de maatregelen.

5.2 UpScailed mag maatregelen aanpassen zolang het beveiligingsniveau niet omlaag gaat.

5.3 De klant zorgt aan de eigen kant voor een veilig gebruik: sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie voor wie beheert (waar de app die biedt), en API-sleutels alleen voor wie ze nodig heeft.

Artikel 6. Subverwerkers

6.1 De klant geeft UpScailed algemene toestemming om de subverwerkers uit bijlage 2 in te schakelen.

6.2 Wil UpScailed een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt UpScailed dat minstens 30 dagen vooraf per e-mail en op deze pagina. De klant kan binnen die 30 dagen bezwaar maken. Komen partijen er samen niet uit, dan mag de klant de betrokken app opzeggen, zonder kosten voor de periode daarna.

6.3 UpScailed legt elke subverwerker schriftelijk dezelfde plichten op als in deze verwerkersovereenkomst, en blijft tegenover de klant aansprakelijk voor de subverwerker.

Artikel 7. Doorgifte buiten de EER

7.1 UpScailed geeft klantgegevens alleen door naar een land buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een passende waarborg geldt uit hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor aangesloten bedrijven, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7.2 Welke doorgiftes er nu zijn, staat in bijlage 2.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen

8.1 De apps geven de klant de middelen om verzoeken van betrokkenen zelf af te handelen. In Up/Mail zijn dat bijvoorbeeld de inzage-export per contact, het verwijderen van een contact (de historie wordt dan gepseudonimiseerd) en de afmeldlijst.

8.2 Lukt het niet met die middelen, dan helpt UpScailed de klant binnen redelijke grenzen.

8.3 Krijgt UpScailed zelf een verzoek van een betrokkene over klantgegevens, dan stuurt UpScailed dat zonder onnodige vertraging door naar de klant en reageert UpScailed niet inhoudelijk, tenzij de klant daarom vraagt.

Artikel 9. Datalekken

9.1 Ontdekt UpScailed een datalek dat klantgegevens raakt, dan meldt UpScailed dat zonder onnodige vertraging aan de klant, en in elk geval binnen 48 uur na de ontdekking.

9.2 De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen, welke maatregelen UpScailed nam of neemt, en wie het aanspreekpunt is. Wat later bekend wordt, vult UpScailed aan.

9.3 De klant beslist of het datalek wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen. UpScailed helpt daarbij en legt elk datalek vast, ook als het niet gemeld hoeft te worden.

Artikel 10. Bijstand

10.1 UpScailed helpt de klant, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens (artikelen 35 en 36 AVG), met de informatie waarover UpScailed beschikt.

10.2 Vraagt die bijstand meer dan gebruikelijk, dan kan UpScailed daarvoor na overleg vooraf redelijke kosten rekenen. Dat geldt niet als de bijstand nodig is door een tekortkoming van UpScailed.

Artikel 11. Informatie en audit

11.1 UpScailed geeft de klant op verzoek alle informatie die nodig is om aan te tonen dat UpScailed deze verwerkersovereenkomst naleeft, zoals een samenvatting van de meest recente security-audit.

11.2 De klant mag eens per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van minstens 30 dagen. De kosten zijn voor de klant, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van UpScailed aantoont.

Artikel 12. Duur en einde

12.1 Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang UpScailed klantgegevens verwerkt.

12.2 Tijdens de overeenkomst kan de klant klantgegevens zelf exporteren en verwijderen, tot en met de hele werkruimte.

12.3 Na het einde van de overeenkomst bewaart UpScailed de klantgegevens nog zes maanden, zodat de klant ze kan exporteren of de app kan hervatten. Na een proef zonder abonnement is dat 90 dagen (bijlage A van de algemene voorwaarden). Daarna verwijdert UpScailed de klantgegevens binnen 30 dagen, ook bij de subverwerkers, tenzij een wettelijke plicht bewaren vereist. Wil de klant dat eerder, dan verwijdert UpScailed ze op verzoek. Op verzoek bevestigt UpScailed de verwijdering schriftelijk.

Artikel 13. Aansprakelijkheid, rangorde en wijzigingen

13.1 Voor de aansprakelijkheid tussen partijen geldt artikel 12 van de algemene voorwaarden.

13.2 Over de verwerking van klantgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden en andere afspraken.

13.3 UpScailed kan deze verwerkersovereenkomst aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe app of een nieuwe subverwerker. Een wezenlijke wijziging meldt UpScailed minstens 30 dagen vooraf; gaat de klant niet akkoord, dan mag de klant de betrokken app opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

13.4 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Voor geschillen geldt artikel 20 van de algemene voorwaarden.

Bijlage 1. Wat we verwerken, per app

In alle apps verwerken we de accounts van de gebruikers (naam, e-mailadres en rol) en de technische gegevens die nodig zijn om in te loggen en misbruik tegen te gaan. Per app staat hieronder wat er verder bij komt. Welke partijen meewerken, staat in bijlage 2.

Up/Mail

• Doel: e-mailcampagnes en automations versturen namens de klant, uit de eigen mailbox van de klant of via een verzendrail; meten wat er gebeurt; afmeldingen en toestemming beheren; aanmeldformulieren; koppelingen die de klant zelf instelt, zoals met Up/Sales en webhooks.
• Betrokkenen: de contacten van de klant (klanten, prospects, abonnees, deelnemers) en de gebruikers van de werkruimte.
• Gegevens:
  • naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, eigen velden en labels die de klant toevoegt, groepen, en ondernemingen met klantcode en eigen kenmerken;
  • grondslag en bron van de toestemming, en afmeldingen. Als bewijs van toestemming: bij een aanmelding via een formulier de letterlijke tekst met datum en tijd; bij een heraanmelding na een afmelding ook het IP-adres;
  • verzonden mails, antwoorden via antwoordknoppen met een eventueel bericht van de ontvanger, en gegevens die een koppeling van de klant meestuurt om een automation te starten, zoals een factuurnummer;
  • meetgegevens: afgeleverd, geopend, geklikt, met tijdstip en link; geen IP-adres, apparaat of locatie. Per contact daarnaast een samenvatting: aantal campagnes, opens en kliks, laatst actief, gebruikelijk openingsuur en teruggestuurde mails;
  • bij een gekoppelde Microsoft 365-mailbox met leesrecht: afzender, onderwerp en de eerste regels van de laatste 50 berichten in de inbox, om teruggestuurde mails te herkennen;
  • van aanroepen met een API-sleutel: het IP-adres en het pad.
• Bijzondere gegevens: niet nodig en niet de bedoeling. De klant zet geen gezondheidsgegevens, BSN of andere bijzondere persoonsgegevens in Up/Mail.
• Bewaartermijnen: contacten zolang de klant ze bewaart (verwijderen pseudonimiseert de historie), en de samenvatting per contact zolang het contact bestaat; ruwe meetgegevens 90 dagen; wie een campagne ontving 2 jaar; auditspoor 2 jaar; onbevestigde aanmeldingen 7 dagen, bevestigde 30 dagen na bevestiging (het bewijs blijft bij het contact); afleveringen van webhooks 30 dagen; deelnames aan automations na 180 dagen gepseudonimiseerd; per API-sleutel de laatste 30 aanroepen; testmails in de demo-omgeving 30 dagen.
• Plaats: database en servers in de EU (Frankfurt).

Up/Sales

• Doel: relatiebeheer voor de klant: relaties, deals en taken bijhouden; mailen vanuit de eigen mailbox van de klant en reacties opvangen, met conceptantwoorden van AI; relaties verrijken met openbare bedrijfsgegevens en op een kaart tonen; koppelingen die de klant zelf instelt, zoals met Up/Mail en Up/Actions.
• Betrokkenen: de zakelijke relaties en prospects van de klant, mensen die de gekoppelde mailbox van de klant mailen, en de gebruikers van de werkruimte.
• Gegevens:
  • wat de klant invoert: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijf, adres, fase en deals, notities, taken en afspraken;
  • bij verrijken, uit openbare bronnen: website, LinkedIn-pagina, KvK-nummer en rechtsvorm; en de kaartlocatie van het adres;
  • uit de gekoppelde mailbox: de e-mails met relaties (afzender, ontvangers, onderwerp, tekst en tijdstip), of een verstuurde mail is geopend, en van afzenders die nog geen relatie zijn alleen het e-mailadres;
  • door AI gemaakt: conceptantwoorden en de ingeschatte bedoeling van een reactie;
  • terugbelverzoeken met het telefoonnummer dat de relatie zelf opgeeft, de afmeldlijst, en een beveiligingslogboek met een gehasht IP-adres.
• Bewaartermijnen: relaties, mails en notities zolang de klant ze bewaart; een verwijderde relatie staat 30 dagen in de prullenbak; het beveiligingslogboek 12 maanden.
• Plaats: database in de VS; servers in de EU (Frankfurt).

Up/Actions

• Doel: acties, taken en projecten van een team bijhouden, met koppelingen die de klant zelf instelt: de API, AI-assistenten via de MCP-server, en Up/Sales.
• Betrokkenen: de gebruikers van de werkruimte en mensen die in een actie worden genoemd.
• Gegevens: acties met titel, omschrijving, status, prioriteit, datums, eigenaar, waarop gewacht wordt en omzetbedragen; de historie van wijzigingen, met wie ze deed; uitnodigingen (e-mailadres); en API-sleutels, alleen als hash.
• Bewaartermijn: zolang de klant de gegevens bewaart.
• Plaats: database in de EU (België en Nederland); servers in de EU (Frankfurt).

Up/HQ

• Doel: kanalen en berichten voor een team, met bijlagen en pushmeldingen, en gasten in een kanaal; Alfred, de AI-assistent, werkt alleen voor teamleden en nooit in een gesprek waar iemand van buiten het team bij zit.
• Betrokkenen: de gebruikers en gasten, en mensen over wie in berichten wordt geschreven.
• Gegevens: berichten en kanalen, bijlagen (bestanden en afbeeldingen), accounts van gebruikers en gasten (naam en e-mailadres), en pushabonnementen.
• Bewaartermijn: zolang de klant de gegevens bewaart.
• Plaats: database en servers in de EU (Frankfurt); bijlagen in de VS.

Up/Habits

• Doel: gewoontes opbouwen en bijhouden, met de Coach die een vrij beschreven gewoonte omzet in een voorstel, en koppelingen die de gebruiker zelf instelt, zoals webhooks en AI-assistenten.
• Betrokkenen: de gebruikers zelf.
• Gegevens: gewoontes met doelen en herinneringstijden, check-ins en voortgang, stemming en energie met een eventuele notitie, en de instellingen van koppelingen.
• Bijzondere gegevens: de app vraagt niet naar gezondheid, maar wat iemand bij stemming en energie opschrijft, kan daar iets over zeggen. Die notities ziet in de app alleen de gebruiker zelf.
• Bewaartermijn: zolang de gebruiker de gegevens bewaart.
• Plaats: database en servers in de VS.

Up/Academy

• Doel: lessen over AI voor de medewerkers van de klant, met toetsen, voortgang en certificaten; en het register van AI-systemen, de spelregels en het dossier voor artikel 4 van de AI-verordening (AI-geletterdheid).
• Betrokkenen: de medewerkers van de klant en de beheerders.
• Gegevens: naam en e-mailadres, voortgang per les, antwoorden en toetsresultaten, certificaten op naam (met de code op het certificaat kan iedereen naam, certificaat, omschrijving en datum controleren), het register van AI-systemen dat de klant bijhoudt, en een logboek van beheerhandelingen zonder antwoorden of scores.
• Bewaartermijn: zolang de klant de gegevens bewaart.
• Plaats: database in de EU (België en Nederland); servers in de EU (Frankfurt).

Up/Insight

• Doel: een anonieme meting van het gebruik van AI onder de medewerkers van de klant: uitnodigen, invullen, en een rapport met alleen totalen.
• Betrokkenen: de medewerkers van de klant en de beheerders.
• Gegevens: e-mailadressen van medewerkers, voor de uitnodiging met een persoonlijke link; en de antwoorden, ook open antwoorden, zonder koppeling aan die link of dat adres en met tijdstippen afgerond op de dag. Het rapport toont alleen totalen, per team pas vanaf vijf antwoorden.
• Bewaartermijn: zolang de klant de gegevens bewaart.
• Plaats: database in de EU (België en Nederland); servers in de EU (Frankfurt).

Console

• Doel: het klantportaal van UpScailed: toegang voor het team van de klant, en wat de klant met UpScailed deelt.
• Betrokkenen: de gebruikers in het team van de klant.
• Gegevens: per gebruiker de toegang (welke onderdelen iemand ziet), en wat de klant zelf in de Console zet, zoals berichten, commentaar en bestanden.
• Bewaartermijn: zolang de klant de gegevens bewaart; na het einde volgens artikel 12.
• Plaats: database in de EU (België), bestanden in de EU; servers in de EU (Frankfurt).

Bijlage 2. Subverwerkers

Koppelt de klant een eigen Microsoft 365- of Google Workspace-mailbox, zoals in Up/Mail en Up/Sales, dan verwerken Microsoft of Google die mails onder de overeenkomst die de klant zelf met hen heeft. Zij zijn dan geen subverwerker van UpScailed. Hetzelfde geldt voor een webhook of koppeling naar een adres of dienst die de klant zelf kiest. Koppelingen tussen de apps van UpScailed onderling zijn geen subverwerker.

Bijlage 3. Beveiligingsmaatregelen

Voor alle apps

• Versleuteling: verbindingen via HTTPS (TLS); de opslag bij Google en Vercel is versleuteld.
• Toegang: klantgegevens zijn alleen te zien na inloggen, met rechten per werkruimte of rol. De vragenlijst van Up/Insight opent met een persoonlijke link; de antwoorden worden niet aan die link gekoppeld.
• Sleutels: de geheime sleutels van de apps staan niet in de code, maar versleuteld bij de hostingpartij.
• AI: klantgegevens gaan alleen naar AI-aanbieders die er niet op trainen.
• Controle: geautomatiseerde controles bij elke wijziging, en periodieke security-audits.

Aanvullend in Up/Mail

• Plaats en versleuteling: database en servers in de EU (Frankfurt). Tokens van gekoppelde mailboxen, sleutels van koppelingen en geheimen voor tweestapsverificatie zijn daarbovenop versleuteld met AES-256-GCM, met een eigen sleutel per doel die zonder onderbreking te vernieuwen is.
• Toegang: de database is dicht voor rechtstreekse toegang vanuit een browser of app; alles loopt via de server, die bij elk verzoek de rol in de werkruimte controleert (eigenaar, beheerder, bewerker, meekijker).
• Inloggen: tweestapsverificatie met een authenticator-app en reservecodes; overal uitloggen maakt bestaande sessies binnen een minuut ongeldig.
• API-sleutels en assistenten: sleutels worden alleen als hash bewaard, met beperkte rechten, een vervaldatum (standaard 90 dagen) en eventueel een lijst van toegestane IP-adressen; per sleutel de laatste 30 aanroepen. AI-assistenten koppelen via OAuth met PKCE en standaard alleen leesrechten. Verlaat iemand het team, dan vervallen diens sleutels en koppelingen voor die werkruimte meteen.
• Grenzen: een testmail via een assistent of script gaat alleen naar teamleden en vaste testadressen; echt versturen blijft een handeling van een mens. Remmen op API-gebruik, formulieren en Alfred.
• Auditspoor: gevoelige handelingen worden twee jaar vastgelegd, met wie en wanneer.
• Webbeveiliging: een strenge Content-Security-Policy met een eenmalige sleutel per verzoek, beveiligingskoppen op elke pagina, en webhooks alleen naar openbare https-adressen zonder doorverwijzingen.
• Zuinig met gegevens: meten zonder IP-adres of apparaat; ruwe meetgegevens na 90 dagen automatisch weg.
• Controle: geautomatiseerde tests bij elke wijziging, waaronder de regels die de database dichthouden; bij elke wijziging en elke week een controle op kwetsbare onderdelen en per ongeluk gedeelde sleutels; periodieke security-audits, de laatste op 22 september 2026.
• Incidenten: een vastgelegd draaiboek voor storingen en datalekken, met de stappen voor melden binnen de termijnen van artikel 9.

Wat veranderde in versie 1.2

• Artikel 2.3: meet de klant of een mail is geopend, dan zorgt de klant voor de toestemming die de wet vraagt.
• Artikel 12.3: na het einde blijven de gegevens zes maanden bewaard, na een proef 90 dagen, en daarna verwijdert UpScailed ze binnen 30 dagen.
• Bijlage 2: de pushdiensten van Apple, Google en Mozilla, die de meldingen van Up/HQ afleveren.
• De verwijzingen naar de algemene voorwaarden volgen versie 2.0.

Wat veranderde in versie 1.1

• Artikel 1.3 noemt nu precies voor welke apps deze verwerkersovereenkomst geldt.
• Bijlage 1 beschrijft elke app apart, met de plaats van de gegevens.
• Bijlage 2 noemt alle subverwerkers die de apps gebruiken, met per app waar de gegevens staan.
• Bijlage 3 geldt nu voor alle apps; de extra maatregelen van Up/Mail staan apart.