Privacyverklaring
UpScailed gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt. Gebruik je een van onze apps, zoals Up/Mail of Up/Sales? Lees dan ook sectie 6: voor de gegevens die jij in die apps zet, ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker.
1. Wie zijn wij?
Verwerkingsverantwoordelijke:
UpScailed B.V.
Hazelaarshof 6, 3862 WS Nijkerk
KvK-nummer: 42089618
Btw-nummer: NL869664013B01
Website: www.upscailed.nl
E-mail: hallo@upscailed.nl
Vragen over privacy stel je aan hallo@upscailed.nl. Iwan Vos en Ramon Kasteleijn behandelen ze zelf.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
| Categorie | Voorbeelden | Hoe verzameld |
|---|---|---|
| Contactgegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Afsprakenplanner (Cal.com), AI Act-scan, account, directe e-mail of WhatsApp |
| Bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, functie, KvK-nummer, factuuradres | Kennismakings- en intakegesprekken, de kassa op onze website |
| Communicatiegegevens | E-mailberichten, WhatsApp-berichten, gespreksnotities | Directe communicatie via e-mail of WhatsApp |
| Financiële gegevens | Factuurgegevens, betaalstatus | Afrekenen via Mollie, facturatie via WeFact, boekhouding in SnelStart |
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, rol in een werkruimte, instellingen voor tweestapsverificatie | Aanmaken van een account in de Console of een van onze apps |
| Beveiligingsgegevens | Tijdstip en soort handeling (auditspoor), IP-adres en pad van aanroepen met een API-sleutel | Automatisch, bij het gebruik van onze apps |
| Scan-uitkomsten | Naam, e-mailadres, bedrijf, antwoorden op de scan | Invullen van de AI Act-scan |
| Aanmeldingen en aanvragen | Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, teamgrootte; bij een workshopaanvraag ook functie en motivatie | Aanmelden voor een avond of bijeenkomst, en het aanvraagformulier voor een workshop |
| Gespreksopnames | Opname, uitgeschreven tekst en verslag van een online gesprek | Alleen als we dat aan het begin van het gesprek melden en jij akkoord bent |
| Zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen | Naam, functie, bedrijf, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer | De website van je bedrijf, het Handelsregister van de KvK en LinkedIn, als we bedrijven zoeken die bij ons passen |
| Reviews | Naam, bedrijf, functie, e-mailadres (niet verplicht), sterren en tekst; bij Google-reviews de openbare naam en tekst van het Google-profiel | Het reviewformulier op /review, en de reviews op ons Google-bedrijfsprofiel |
| Gegevens over onze mails | Of een mail van ons is geopend en op welke link is geklikt, met tijdstip | Meetlinks en een meetpixel in mails die wij versturen via Up/Mail of Up/Sales |
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, en geen BSN of strafrechtelijke gegevens.
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
| Doel | Rechtsgrondslag | Toelichting |
|---|---|---|
| Inplannen van gesprekken | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Via Cal.com verwerken we naam, e-mail en eventueel telefoonnummer |
| Uitvoeren van de overeenkomst | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Om onze AI-diensten, trainingen, workshops en apps te leveren |
| Account en inloggen | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Zodat je kunt inloggen in de Console en de apps, met één account voor de hele Up-familie |
| Beveiliging en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Auditspoor, aanroeplog van API-sleutels en remmen op formulieren; zo zie je wie wat deed en houden we misbruik tegen |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) | De belastingwet verplicht ons factuurgegevens 7 jaar te bewaren |
| Verstrekken van scan-resultaten | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Met het invullen van de AI Act-scan vraag je zelf de uitslag aan. Die mailen we je. |
| Opvolging en advies na de scan | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) | Alleen als je het vinkje zet, nemen we contact op om de uitslag door te nemen. Zonder vinkje mailen we alleen de uitslag. |
| Bijeenkomsten en workshopaanvragen | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Je aanmelding of aanvraag verwerken, en je op de dag zelf herinneren aan een bijeenkomst |
| Gesprekken opnemen en uitwerken | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) | Met Fireflies maken we een verslag van een online gesprek. We melden het aan het begin. Wil je het niet, dan nemen we niet op. |
| Nieuwe klanten zoeken | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | We zoeken bedrijven die bij ons passen en leggen contact met de juiste persoon. Bij het eerste contact zeggen we waar we je gegevens vandaan hebben. Bezwaar maken kan altijd; dan stoppen we. We mailen alleen als de wet dat toestaat. |
| Mails aan klanten en deelnemers | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) en art. 11.7 Telecommunicatiewet | Bijvoorbeeld na een workshop of traject, over vergelijkbare diensten of met een vraag om een review. We versturen ze via Up/Mail en meten of ze zijn geopend en aangeklikt, zodat we weten of een mail nut had. Afmelden kan onderaan elke mail, met één klik. |
| Nieuwsbrief en updates | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) | Alleen als je je daar zelf voor aanmeldt: met het vinkje bij het aanmaken van een account, of met een aanmeldformulier. We versturen de nieuwsbrief via Beehiiv. |
| Reviews tonen | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) | Je naam en bedrijf komen alleen bij je review op de site als je daarvoor het vinkje zet. Google-reviews staan al openbaar op Google; we tonen ze met bronvermelding en een link naar het profiel |
| Klantenservice | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Beantwoorden van vragen en opvolgen van lopende communicatie |
Voor een overeenkomst zijn je naam, e-mailadres en factuurgegevens nodig; zonder die gegevens kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren. Al het andere, zoals een telefoonnummer, een review of een aanmelding voor de nieuwsbrief, geef je vrijwillig.
4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Contactgegevens (prospects) | 2 jaar na het laatste contact. Maak je bezwaar, dan meteen | Opvolging en relatiebeheer |
| Klantgegevens (trajecten) | Duur van de overeenkomst plus 2 jaar | Relatiebeheer, nazorg en garanties |
| Financiële administratie | 7 jaar | Wettelijke bewaarplicht (Belastingdienst) |
| Accountgegevens | Tot je het account of de werkruimte verwijdert. Na het einde van een abonnement nog zes maanden, na een proef zonder abonnement 90 dagen, zodat je kunt exporteren of terugkomen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Auditspoor in Up/Mail | 2 jaar | Terugzien wie wat deed, bijvoorbeeld bij een klacht of een datalek |
| Aanroeplog van een API-sleutel | De laatste 30 aanroepen, zolang de sleutel bestaat | Controle op misbruik van de sleutel |
| Meetgegevens van onze mails | 90 dagen voor de losse metingen; per contact blijft een samenvatting (aantal opens en kliks, laatst actief) zolang we je contactgegevens bewaren | Weten of een mail nut had |
| Wie een mail van ons kreeg | 2 jaar | Aantonen wat we verstuurden, en je afmelding blijven respecteren |
| Afmeldingen | Zolang we mails versturen | Zonder dit gegeven zouden we je opnieuw kunnen mailen |
| Uitslag van de AI Act-scan | Met toestemming 2 jaar na invulling. Zonder toestemming bewaren we alleen de mail met je uitslag | Opvolging als je daarom vroeg |
| Aanmeldingen voor een bijeenkomst | 3 maanden na de bijeenkomst | Vragen achteraf en de presentielijst |
| Workshopaanvragen | 1 jaar na de aanvraag | Opvolging van de aanvraag |
| Gespreksopnames en verslagen | De opname 30 dagen, het verslag zolang het traject loopt plus 2 jaar | Afspraken terugzien |
| Nieuwsbrief-abonnees | Tot je je afmeldt | Je trekt je toestemming daarmee in |
| Reviews | Tot je vraagt hem weg te halen | Je gaf toestemming om hem te tonen; die kun je altijd intrekken |
Na de bewaartermijn verwijderen we de gegevens of maken we ze volledig anoniem.
5. Met wie delen wij je gegevens?
We delen persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is om onze diensten te leveren, of als de wet ons daartoe verplicht. Met elke partij die namens ons gegevens verwerkt, hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding.
Gaan persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan zorgen we voor passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework voor Amerikaanse bedrijven die daarbij zijn aangesloten, of de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.
| Partij | Doel | Land / regio |
|---|---|---|
| Google Workspace | E-mail, agenda en documentopslag, en de mails die de Console en de apps zelf versturen, zoals uitnodigingen en wachtwoordherstel | VS (SCC's / Data Privacy Framework) |
| Google Analytics 4 | Websiteanalyse, alleen na toestemming (zie sectie 7) | VS (SCC's / Data Privacy Framework) |
| Google Firebase | Database, bestanden en inloggen voor de Console en de apps; pushmeldingen in Up/HQ | Database van de Console, Up/Mail, Up/HQ, Up/Actions, Up/Academy en Up/Insight in de EU; van Up/Sales en Up/Habits in de VS; inloggen en pushmeldingen in de VS (SCC's / Data Privacy Framework) |
| Google Fonts | Lettertypen in Up/Academy en Up/Insight | VS (Data Privacy Framework) |
| Google Places API | Ophalen van de openbare reviews op ons Google-bedrijfsprofiel | VS (SCC's / Data Privacy Framework) |
| Vercel | Hosting van de website en de apps; bijlagen in Up/HQ | Website en apps in de EU (Frankfurt), behalve Up/Habits en de bijlagen in Up/HQ (VS); statische bestanden via het wereldwijde netwerk van Vercel (SCC's) |
| Cal.com | Afsprakenplanning | VS (SCC's) |
| WhatsApp (Meta) | Snelle klantcommunicatie | VS (SCC's) |
| Beehiiv | Nieuwsbrief, alleen voor wie zich aanmeldt | VS (SCC's) |
| Anthropic (Claude API) | AI-ondersteuning bij de dienstverlening, en Alfred in Up/Mail (alleen de mailtekst waar je hem om vraagt) | VS (SCC's); gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining |
| OpenAI | AI-ondersteuning bij de dienstverlening, naast Anthropic | VS (SCC's); gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining |
| OpenRouter | Routering van AI-verzoeken in Up/Sales, Up/HQ en Up/Habits | VS (SCC's); alleen naar aanbieders die de gegevens niet gebruiken voor modeltraining |
| Fireflies | Opnemen en uitwerken van online gesprekken, alleen met je akkoord | VS (SCC's) |
| Mollie | Betalingen via de kassa en abonnementen | Nederland (EU) |
| WeFact | Facturatie | Nederland (EU) |
| SnelStart | Boekhouding | Nederland (EU) |
| Postmark | Verzendrail in Up/Mail, alleen voor werkruimtes die daar zelf voor kiezen | VS (SCC's) |
| Microsoft 365 (Graph) | Mailboxkoppeling in Up/Sales en Up/Mail: versturen en ontvangen via de eigen mailbox van de klant | EU of VS, afhankelijk van de Microsoft 365-omgeving van de klant |
| Google Workspace (Gmail API) | Versturen via de eigen Google-mailbox van een klant in Up/Mail | Afhankelijk van de Google Workspace-omgeving van de klant |
| Brave Search | Opzoeken van openbare gegevens bij het verrijken van relaties in Up/Sales | VS (SCC's) |
| Kamer van Koophandel (KvK-API) | Bedrijfsgegevens opzoeken in het Handelsregister, bij de kassa en bij het verrijken van relaties in Up/Sales | Nederland |
| OpenStreetMap Foundation | Adres omzetten naar een kaartlocatie en de kaart tonen in Up/Sales | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit) |
| Firecrawl | Zoeken op het web voor Alfred in Up/HQ | VS (SCC's) |
| Bitly | Uitnodigingslinks voor de Console inkorten | VS (SCC's) |
| Pushdiensten van Apple, Google en Mozilla | Pushmeldingen van Up/HQ afleveren op je apparaat: een versleuteld bericht en het adres van je abonnement | VS (Data Privacy Framework of SCC's) |
Wij verkopen je persoonsgegevens nooit. Voor onze social-mediakanalen (LinkedIn en Meta) geldt dat die platformen zelf verantwoordelijk zijn voor de gegevens die zij verwerken als je onze pagina's bezoekt.
6. Onze apps: wanneer wij verwerker zijn
In onze apps, zoals Up/Mail, Up/Sales en Up/Actions, en in de Console zetten klanten gegevens over hun eigen relaties: contacten, klanten, deelnemers. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij gebruiken ze alleen om de app te laten werken, nooit voor eigen doelen. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst, die geldt voor elke klant van een app.
Kreeg je een mail via Up/Mail van een van onze klanten? Dan bepaalt die afzender wat er met je gegevens gebeurt, en is die afzender je aanspreekpunt. Afmelden kan altijd met de link onderaan de mail; daarna krijg je van die afzender geen mails meer via Up/Mail. Wil je je gegevens inzien of laten verwijderen, vraag het de afzender. Vraag je het ons, dan sturen we je verzoek door en helpen we de afzender het uit te voeren.
Wat Up/Mail meet, is beperkt tot wat de afzender nodig heeft: of een mail is afgeleverd, geopend en aangeklikt, met tijdstip en link. Geen IP-adres, geen apparaat, geen locatie. Die meetgegevens verdwijnen na 90 dagen. Meld je je aan via een formulier, dan legt Up/Mail als bewijs vast wat je zag en wanneer je bevestigde. Meld je je opnieuw aan na een afmelding, dan komt daar ook je IP-adres bij.
7. Cookies en websiteanalyse
We gebruiken Google Analytics 4 (GA4) om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. GA4 plaatst deze cookies:
| Cookie | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
_ga | Onderscheidt unieke bezoekers (geanonimiseerd) | 13 maanden |
_ga_QRDXNBD84R | Bewaart de sessiestatus | 13 maanden |
We plaatsen deze cookies alleen met je uitdrukkelijke toestemming. Bij je eerste bezoek verschijnt een cookiemelding. Pas als je op "Akkoord" klikt, laden we Google Analytics. Klik je op "Weigeren", dan laden we Google Analytics niet, plaatsen we geen analytics-cookies en gaat er niets naar Google.
Je keuze. Die bewaren we in je browser, met de datum. Je kunt hem altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Kies je later alsnog voor "Weigeren", dan wissen we de analytics-cookies.
Welke gegevens verwerkt GA4?
- Paginabezoeken: welke pagina's je bekijkt
- Gebeurtenissen: klikken op contactknoppen, scrolldiepte, registraties
- Verkeersbronnen: via welk kanaal je binnenkomt
- Een geanonimiseerd IP-adres
GA4 verwerkt geen namen, e-mailadressen of andere gegevens die jou direct identificeren. Gebeurtenis- en gebruikersgegevens worden na maximaal 14 maanden automatisch verwijderd.
Toestemming intrekken. Kies "Cookie-instellingen" onderaan de pagina en dan "Weigeren". Je kunt ook de Google Analytics Opt-out Browser Add-on installeren. Google verwerkt de gegevens volgens zijn eigen privacybeleid.
Afspraak plannen. Het planningsscherm van Cal.com laadt pas als je op "Plan een gesprek" klikt. Cal.com kan daarna functionele cookies plaatsen om je afspraak te maken.
We gebruiken geen advertentie-, remarketing- of trackingcookies van derden. De apps gebruiken alleen functionele opslag in je browser: om je ingelogd te houden en je voorkeuren te onthouden, zoals licht of donker.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies en onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, onder meer:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS, TLS) en versleutelde opslag; wachtwoorden en sleutels van koppelingen versleutelen we daarbovenop met een eigen sleutel.
- Toegang alleen voor wie het nodig heeft; in de apps met rollen per werkruimte en tweestapsverificatie.
- Een auditspoor van gevoelige handelingen, zodat je kunt zien wie wat deed.
- Geautomatiseerde beveiligingstests bij elke wijziging, en periodieke security-audits van onze apps.
Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat volgens de wet bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het jou raakt, bij jou.
9. Jouw rechten
Onder de AVG heb je deze rechten:
- Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
- Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren.
- Verwijdering: je kunt vragen je gegevens te wissen, tenzij een wettelijke bewaarplicht dat tegenhoudt.
- Beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk stil te zetten.
- Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen.
- Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen mails over onze diensten.
- Toestemming intrekken: als we iets doen op basis van je toestemming, kun je die altijd intrekken.
Mail je verzoek naar hallo@upscailed.nl. We reageren zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen een maand. Gaat het om gegevens die een klant van ons in een app heeft gezet, zie dan sectie 6.
10. Gebruik van kunstmatige intelligentie
UpScailed gebruikt AI in de eigen dienstverlening en in de eigen producten. Dit is wat dat voor je gegevens betekent.
- AI-assistenten met een naam. Alfred Insink, Martijn Hartman, Florentina Veldkamp, Abel Visser en Leonoor Bergsma zijn AI-assistenten die wij zelf hebben ingericht. Het zijn geen natuurlijke personen en ze communiceren niet zelfstandig met je; wat jou bereikt, komt via Iwan Vos of Ramon Kasteleijn. Plaatst een AI-assistent een bericht in een gedeelde omgeving zoals Up/HQ, dan is dat als zodanig herkenbaar. Iwan Vos en Ramon Kasteleijn dragen de verantwoordelijkheid voor hun werk.
- Geen geautomatiseerde besluiten. We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen, of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou, die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG). Een AI-assistent bereidt voor; een mens beslist, verstuurt en tekent.
- Welke gegevens. Voor AI-ondersteuning gebruiken we alleen de gegevens die nodig zijn voor de taak, bijvoorbeeld de tekst van een mail om een concept te schrijven. Alfred in Up/Mail krijgt de tekst van de mail en het merkpakket van de werkruimte, nooit de contactenlijst.
- Leveranciers. Onze AI-modellen komen van Anthropic (Claude) en OpenAI, en in Up/Sales, Up/HQ en Up/Habits via OpenRouter. Steeds onder zakelijke voorwaarden waarbij je gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen. Zie sectie 5.
- Transparantie. Hoe we AI inzetten, waar je het tegenkomt en welke regels we volgen, lees je op www.upscailed.nl/hoe-wij-ai-gebruiken.
11. Klachten en wijzigingen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan lossen we het samen op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening verandert. De nieuwste versie staat altijd op www.upscailed.nl/privacy. Bij een wijziging die jou raakt, laten we het je weten.