Work Tracker: het complete kantoor-dashboard.
Eén werkdashboard dat de hele praktijk van een administratiekantoor bijhoudt: van het dagelijkse protocol tot de IB-ronde, van workload tot liquiditeit. Gebouwd volgens het Expert Partner-model: de expert brengt de vakkennis, wij de techniek.
Een kantoor dat op Excel draaide.
Fit in Finance ontzorgt zo'n negentig ondernemers, van eenmanszaak tot micro-BV. Achter de schermen hield het kantoor de eigen processen bij in vijf losse Excel-sheets: wie zit waar in de IB-ronde, welke deadlines naderen, hoeveel werk komt eraan, hoe loopt de omzet. Het werkte, maar elk overzicht was handwerk en niets hing met elkaar samen.
De vraag was simpel te stellen en lastig te bouwen: één plek die de hele praktijk bijhoudt én zelf vertelt wat vandaag prioriteit heeft. Precies het soort product waarvoor het Expert Partner-model bestaat: het kantoor bracht de vakkennis, UpScailed de techniek, en samen werd het in korte cycli gebouwd en in de praktijk getest.
Vier dingen die elke dag wrongen.
Vijf sheets, vijf waarheden
De interne processen leefden in losse Excel-sheets: voortgang, deadlines, omzet, werkvoorraad. Elke sheet had een eigen versie van de werkelijkheid.
Deadlines bewaken was handwerk
De IB-, VPB- en BTW-rondes hadden elk een eigen lijstje. Niets waarschuwde vanzelf wanneer een dossier begon te knellen.
Werkvoorraad onzichtbaar
Hoeveel werk er aankwam en of de capaciteit het aankon, was gevoel in plaats van zicht. Pieken werden pas zichtbaar als ze er waren.
De dag begon met uitzoeken
Geen geprioriteerd overzicht van wat vandaag écht moest gebeuren. Eerst een half uur puzzelen, dan pas aan het werk.
Zes onderdelen, één werkdashboard.
Alles wat het kantoor bijhield, kreeg een eigen plek in één omgeving. De dag start in Mission Control: het dagelijkse protocol vertelt wat er moet gebeuren, de rest van de app houdt de praktijk bij.
Twee partijen, elk op eigen kracht.
Dit product kon alleen ontstaan doordat beide kanten brachten waar ze goed in zijn. Zo werkt elk Expert Partnership.
- + De processen van een kantoor: jaarritmes voor IB, VPB en BTW
- + Dossierkennis per rechtsvorm, van eenmanszaak tot multi-BV-structuur
- + Het vakjargon en de logica waarmee een boeker écht denkt
- + Dagelijkse feedback uit het echte gebruik, week na week
- + Architectuur en datamodel, ontworpen op die vakkennis
- + Realtime schermen: workload, liquiditeit en voortgang altijd actueel
- + De MCP-koppeling waarmee AI veilig met de kantoordata werkt
- + Hosting, beveiliging, beheer en doorontwikkeling, doorlopend
Wat erin zit
- + Dashboard met dagelijks protocol
- + Klantenbeheer met multi-parent BV-structuur
- + Acties: klant- en interne taken, met sjablonen
- + Open posten met automatische planning
- + Workload-monitoring, in- en uitstroom per dag
- + Kalender met jaarritmes en deadlines
- + BTW per kwartaal, met analyse-paneel
- + Jaarrekening, alle ondernemingsvormen
- + Aangifte IB, privépersonen per huishouden
- + Aangifte VPB, met doorklik naar de jaarrekening
- + Verlof en team-capaciteit
- + Realtime P&L, liquiditeitsprognose en omzet per klant
Opbouw en techniek
De app groeit mee met het kantoor in drie niveaus, van de solist tot de eigenaar die strategisch stuurt:
Gebouwd met:
Waarmee het is gebouwd.
Bewust gekozen voor bewezen, lichte technologie die jaren meekan en die AI als volwaardige collega aan boord laat.
React + TypeScript
De interface: component-gebaseerd en typeveilig, zodat schermen snel en betrouwbaar uitbreiden.
Vite
De bouwtool: directe feedback tijdens het ontwikkelen en snelle productie-builds.
Firebase
Realtime database, authenticatie en hosting: een wijziging staat direct bij iedereen op het scherm.
Recharts
De grafieken: werkvoorraad, omzet en liquiditeit visueel, zonder zware tooling.
MCP-server
De AI-koppeling: Claude werkt veilig met de kantoordata, beantwoordt vragen en bereidt acties voor.
"Deze tool vervangt vijf Excel-sheets die we hadden om interne processen voor klanten bij te houden. Het geeft volledig overzicht en veel meer dan dat: het geeft rust. We weten precies waar we staan voor elke klant, met geprioriteerd inzicht in waar we vandaag aan moeten werken. Echt een aanrader voor elk administratiekantoor."
Word Expert Partner.
De Work Tracker begon als vijf Excel-sheets en een expert die zijn vak verstaat. Heb jij die expertise in jouw domein? Dan bouwen wij het product, zonder opstartkosten, met een 50/50-verdeling.