SOP Automatiseren

Doel

Helpt een ondernemer om in 45 tot 90 minuten zijn of haar bestaande SOPs door te lichten en gefaseerd te automatiseren. Output: één centraal document {scope}/Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md plus annotaties terug in de bron-SOPs onder sectie 10. Dit is SCALE-stap L1 (Leverage), het natuurlijke vervolg op S10 (sop-interviewer).

Waarom dit fundamenteel is. SCALE-stap S10 vangt het werk in herhaalbare procedures. L1 is de stap waarin dat werk uit de handen van de ondernemer verdwijnt. Niet als ideaal-droom, maar als concreet plan met owners, tools en deadlines. Zonder L1 blijft een SOP een handleiding voor mensen, en blijft de ondernemer zelf de bottleneck.

Waarom een spectrum, geen knop. “Automatiseren” wordt vaak voorgesteld als binaire keuze: het is automatisch of niet. In de praktijk zit elke stap ergens op een schaal van zes posities. Deze skill scoort dat expliciet (zie Het leverage-spectrum hieronder) zodat de ondernemer per SOP en per stap weet waar hij staat, wat de volgende plek op het spectrum is, en wat dat kost.

Waarom MKB eerst-handmatig-dan-automatiseren. Een veelgemaakte fout in het MKB is automatiseren wat nog niet stabiel werkt. Dan bouw je een Make-flow op een proces dat de volgende maand alweer anders loopt, en is de automatisering binnen een kwartaal kapot of irrelevant. Vaste regel in deze skill: een SOP moet eerst minstens drie tot vijf cycli handmatig draaien voordat je hem automatiseert. Loopt het proces nog niet of bestaat de SOP nog niet, dan stuurt de skill terug naar S10 (sop-interviewer).

Waarom drie horizonten. Automatisering komt in drie soorten:

• Quick-wins (binnen 1 week): kleine flows met bestaande tools, geen integratie-puzzel, voornamelijk template-uitsturen, status-updates en notificaties.
• Medium (1 tot 3 maanden): integraties tussen meerdere systemen, datakwaliteit-vereisten, no-code-platforms (Make, Zapier, n8n), AI-skills met goede prompts.
• Large (3 tot 12 maanden): custom-bouw, AI-agents die meerdere tools combineren, eigen MCP-servers, dashboards die op real-time data draaien.

Door deze drie te scheiden voorkomen we dat een ondernemer met een grote droom (volledig autonome AI-agent) eerst zes maanden bouwt aan iets dat niet werkt, terwijl hij in week één al 8 uur per maand kon besparen met een Make-flow.

Resultaat: SCALE-audit L1 springt van ❌ of ⚠️ naar ✅, ten minste één SOP heeft een geactiveerde automatisering met owner-overdracht, en er ligt een roadmap voor de volgende kwartaal-cyclus.

Het leverage-spectrum (6 posities)

Elke SOP en elke stap binnen een SOP zit op een van deze posities. De skill scoort beide expliciet.

Belangrijke regel: elke beweging op het spectrum is een eigen project. Een sprong van positie 2 naar positie 4 in één keer mislukt vrijwel altijd in MKB-context. Beter: 2 → 3 in week 1, 3 → 4 in maand 2.

Run-time introductie (toon aan gebruiker bij start)

Geef de gebruiker een korte introductie zodat hij weet wat hem te wachten staat.

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  SOP AUTOMATISEREN · SCALE-stap L1 (Leverage)             │
│  ~45-90 minuten · 1-5 SOPs in één sessie                  │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

  In 45 tot 90 minuten lichten we jouw bestaande SOPs door
  en bouwen we een gefaseerde automatiserings-roadmap.
  Per SOP scoren we de huidige plek op een 6-stappen
  leverage-spectrum (handmatig → AI-overgenomen) en
  identificeren we wat tot 1 week, 1-3 maanden, en 3-12
  maanden van wegautomatiseren bereikbaar is.

  ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  │  WAT JE TE WACHTEN STAAT                                │
  │                                                         │
  │  • Vooraf scan ik wat al in je vault staat:             │
  │      Operations/Processen (SOPs uit S10)                │
  │      Operations/Processen/README.md (overzicht)         │
  │      IT/Toolstack.md (welke tools al gebruikt)          │
  │      HR/Team.md (mogelijke owners)                       │
  │      Bestaande automatiseringen, scripts, Make-flows    │
  │  • Externe documenten welkom: scenarios uit Make,       │
  │    Zapier-export, n8n-workflow JSON, screenshots van    │
  │    bestaande cron-jobs of AI-agents, Python-scripts     │
  │    die je al draait                                     │
  │  • Per SOP een vaste flow (5-10 min per SOP):           │
  │      [1] Stabiliteits-check (mag deze SOP überhaupt     │
  │          geautomatiseerd worden, of eerst stabiel?)     │
  │      [2] Spectrum-score nu (proces + per stap)          │
  │      [3] Volgende spectrum-positie per stap             │
  │      [4] Tool-kandidaten (Make, Zapier, n8n, script,    │
  │          AI-skill, MCP, agent)                          │
  │      [5] Benodigde input (data, accounts, training,     │
  │          prompts, schemas)                              │
  │      [6] Owner-overdracht (mens, mens-bij-uitzondering, │
  │          AI met human-in-the-loop, volledig autonoom)   │
  │  • Daarna een sessie-overstijgende roadmap met drie     │
  │    horizonten: quick-wins, medium, large                │
  │  • Output: Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md +     │
  │    annotaties in elke bron-SOP onder sectie 10          │
  └────────────────────────────────────────────────────────┘

  Welke SOPs ga je behandelen? Kies 1 tot 5 uit je
  Operations/Processen/-map. Heb je geen SOPs? Dan eerst
  S10 (`sop-interviewer`) afronden voor minstens 3
  processen.

  Heb je externe documenten klaar? Bestaande Make-flows,
  Zapier-export, n8n-JSON, Python-scripts of MCP-tools die
  je al draait? Plak ze, link ze, of upload, dat scheelt
  tijd in stap 4 (tool-kandidaten).

Vraag aan het einde of de gebruiker direct wil starten of eerst externe documenten wil aanleveren.

Visuele Flow

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  SOP AUTOMATISEREN · L1 · 45-90 min · 1-5 SOPs            │
└─────────────┬────────────────────────────────────────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 1. Scope kiezen      │  Welk bedrijf?
   │                      │  Welk pad?
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 2. Vault scannen     │  Operations/Processen,
   │    (auto-discover)   │  Toolstack, Team,
   │                      │  bestaande automa-
   │                      │  tiseringen
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 3. Externe docs?     │  Make scenarios,
   │                      │  Zapier-export,
   │                      │  n8n-JSON, scripts,
   │                      │  MCP-tools
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 4. SOP-keuze         │  1 tot 5 SOPs uit
   │                      │  Operations/Processen
   │                      │  Stabiliteits-check
   │                      │  per SOP
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 5. Analyse per SOP   │  Per SOP 6 blokken:
   │                      │  [1] Stabiliteits-check
   │                      │  [2] Spectrum-score
   │                      │  [3] Volgende positie
   │                      │  [4] Tool-kandidaten
   │                      │  [5] Benodigde input
   │                      │  [6] Owner-overdracht
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 6. Roadmap bouwen    │  3 horizonten:
   │                      │  quick-wins (1 wk)
   │                      │  medium (1-3 mnd)
   │                      │  large (3-12 mnd)
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 7. Schrijven +       │  Leverage/SOP-
   │    opslaan           │  Automatisering-
   │                      │  Roadmap.md
   │                      │  + sectie-10-update
   │                      │  per SOP
   └──────────┬───────────┘
              ▼
   ┌──────────────────────┐
   │ 8. Logging +         │  Changelog +
   │    vervolg-          │  cross-link naar
   │    suggesties        │  L2/L3/L4/E1/E3
   └──────────────────────┘

Wanneer triggeren

Activeer deze skill wanneer een gebruiker zegt:

• “SOP automatiseren” / “proces automatiseren”
• “Welke stap kan automatisch” / “wat kan AI overnemen”
• “Mijn werk wegautomatiseren” / “mijn handwerk verminderen”
• “L1 dichten in SCALE-audit” / “gap L1”
• “Leverage-roadmap” / “automatiserings-roadmap”
• “Wat kan ik via Make/Zapier/n8n bouwen”
• “Automatiserings-kansen uit mijn SOPs” / “blok 10 uitwerken”
• “Mijn processen schalen” / “overdracht aan VA of agent”
• “Wat is mijn quick-win-automatisering”
• “Hoe automatiseer ik mijn factuurproces” / “hoe automatiseer ik mijn opvolging”

Triggert NIET wanneer:

• De gebruiker een specifieke automatisering wil bouwen (zoals een mailflow of een rapportage), gebruik dan L2 (auto-rapportage-setup), L3 (mailflow-setup), of L4 (finance-automatisering); deze skill levert de roadmap, de specifieke skills bouwen.
• De gebruiker nog geen SOP heeft, eerst terug naar S10 (sop-interviewer); zonder SOP geen L1.
• De gebruiker een dashboard wil bouwen (gebruik E1 dashboard-bouwer).
• De gebruiker een workflow-pipeline of custom-app wil scopen (gebruik E3 workflow-pipeline of E2 app-scoping).
• De SOP nog niet stabiel draait (< 3 cycli handmatig), eerst stabiel maken, dan automatiseren. De skill stuurt actief terug.
• De gebruiker een inventarisatie van tools wil (gebruik S12 toolstack-inventarisatie); L1 gebruikt die inventarisatie maar maakt hem niet.

Workflow

Stap 1: Scope kiezen

Vraag voor welk bedrijf en in welk pad de automatiseringen geanalyseerd moeten worden. Maak geen aannames over de mapstructuur of vault-naam.

Verwacht varianten:

• Een single-business vault waar de root meteen het bedrijf is (Operations/, Directie/, IT/, Leverage/ direct onder de vault-root).
• Een multi-business vault waar elk bedrijf een eigen map heeft (Bedrijven/Naam/Operations/, Bedrijven/Naam/Leverage/, etc.).
• Een fresh SCALE-skelet (output van os-builder) waar Operations/Processen/ mogelijk al gevuld is maar Leverage/ nog leeg.

Vraag de gebruiker:

1. Wat is de naam van het bedrijf waar deze automatiseringen voor zijn?
2. Wat is het pad naar de bedrijfs-root? (Bv. de huidige werkmap, een specifiek pad, of “ik weet het niet, help me zoeken”)

Als de gebruiker niet weet wat het pad is: zoek in de huidige werkmap naar een map met de bedrijfsnaam, of naar een Operations/Processen/-map. Bevestig de gevonden scope voordat je doorgaat.

Controleer:

• Of {scope}/Operations/Processen/ bestaat en SOPs bevat. Geen SOPs → stop deze skill en stuur door naar S10 (sop-interviewer). L1 vereist S10 als input.
• Of {scope}/Leverage/ al bestaat. Bestaat niet → wordt aangemaakt bij opslag (stap 7). Bestaat al → toon kort wat erin staat.
• Of er een bestaand Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md is. Bestaat al → toon hem en vraag of de sessie iteratie (bestaande roadmap bijwerken) of nieuwe versie (oude archiveren als SOP-Automatisering-Roadmap - archief YYYY-MM-DD.md) is.

Stap 2: Vault scannen (auto-discover)

Lees systematisch wat er al binnen de bedrijfsscope beschikbaar is. Werk vault-onafhankelijk: alleen relatieve paden binnen de bedrijfs-root.

Standaard SCALE-paden om te controleren:

Per gevonden bron: korte interne aantekening welke SOP het raakt, welke automatiserings-kansen het oplevert, en welke tool of skill al bestaat.

Belangrijk: als een bron niet bestaat, skip stilletjes. Werk met wat er is. Maar als Operations/Processen/ leeg is, stop en stuur door naar S10.

Stap 3: Externe documenten ophalen

Vraag actief of de gebruiker externe materialen heeft. L1-specifieke bronnen die vaak goud waard zijn:

• Bestaande Make-scenarios (export-JSON of screenshots van actieve flows)
• Zapier-Zaps (export of lijst van actieve Zaps)
• n8n-workflow-JSON of dashboard-screenshots
• Apple Shortcuts die de gebruiker al draait
• Python-scripts of Node-scripts in een ~/AI - Projecten/-folder of in een aparte repo
• Cron-jobs of scheduled tasks (lijst van wat draait, met frequentie)
• AI-prompts die al stabiel werken voor een specifiek proces
• MCP-tools die de gebruiker al gebruikt (Calendar, Drive, Slack, Notion, etc.)
• Webhook-URLs of integratie-keys (alleen het feit dat ze bestaan, geen secrets in tekst)
• Eerdere automatiserings-pogingen die mislukten (heel waardevol, voorkomt herhaling)
• Loom-walkthroughs van een huidige flow waarin pijnpunten zichtbaar zijn

Concrete vraag aan gebruiker:

“Heb je externe documenten of bronnen waaruit ik kan putten? Bestaande Make-scenarios (export of screenshot), Zapier-Zaps, n8n-workflows, Python-scripts, scheduled tasks, AI-prompts die je al gebruikt, MCP-tools die je hebt aangesloten, of automatiseringen die je eerder probeerde maar niet werkten? Hoe meer ik weet wat al draait of vastliep, hoe scherper de roadmap wordt.”

Per aangeleverde bron:

• URL: gebruik web-fetch om de inhoud op te halen.
• JSON/script: lees de inhoud, vat samen wat het doet en welke SOP het raakt.
• Screenshot van flow: lees de stappen visueel en koppel aan SOP-blokken.
• Geplakte prompt: behandel als template-input voor de tool-kandidaten in stap 4 van de analyse.

Als de gebruiker geen externe bronnen heeft, ga direct door naar stap 4.

Stap 4: SOP-keuze (1 tot 5 SOPs)

Toon de gebruiker een lijst van alle SOPs uit Operations/Processen/, gerangschikt op automatiserings-potentieel. Maak die ranking op basis van:

1. Frequentie (uit SOP-sectie 2): vaker = meer ROI uit automatisering.
2. Doorlooptijd vs werktijd (uit SOP-sectie 7): groot verschil = veel wachten = automatiserings-kandidaat.
3. Aantal handmatige overdracht-momenten (uit SOP-sectie 6 “Handmatige overdracht? Ja”): meer overdrachts-momenten = meer kansen.
4. Inhoud van blok 10 (SOP-sectie 10): als er al concrete kandidaten staan, zwaarder wegen.
5. Stabiliteits-signaal: SOP-versie > 1.0 of ouder dan 3 maanden = stabiel genoeg om te automatiseren.

Toon de top 5 met argumentatie en vraag de gebruiker welke hij wil behandelen. Maximaal 5 SOPs per sessie, daarboven verliest de analyse diepte.

Stabiliteits-check per gekozen SOP:

Voor elke gekozen SOP, vraag:

1. Heeft deze SOP minstens 3 tot 5 cycli handmatig gedraaid? (Anders: nog niet automatiseren, terug naar S10 voor finetuning.)
2. Is de SOP in de laatste 4 weken aangepast? (Recente wijzigingen = nog niet stabiel.)
3. Zijn er bekende open issues of pijnpunten in het proces? (Niet automatiseren over een kapot proces heen, los eerst de hapering op.)

Bij twijfel: stuur die SOP terug naar handmatige fase. Bevestig met de gebruiker welke SOPs wel deze sessie ingaan.

Stap 5: Analyse per SOP (6 blokken)

Kernregel: behandel één SOP per beurt, en binnen die SOP één blok per beurt. Wacht op antwoord, dan pas door.

Blok 1: Stabiliteits-check (al gedaan in stap 4, hier vastleggen)

Leg vast:

• Aantal cycli die het proces handmatig heeft gedraaid.
• Laatste wijzigingsdatum van de SOP.
• Bekende open issues of pijnpunten (indien aanwezig).
• Conclusie: automatiseren toegestaan ✅ of eerst stabiliseren ⚠️.

Als conclusie ⚠️ → noteer in de roadmap en sla de andere blokken over voor deze SOP. Ga door naar de volgende SOP.

Blok 2: Spectrum-score nu (proces en per stap)

Scoor het proces als geheel op een positie van het 6-stappen leverage-spectrum (zie tabel bovenaan deze skill). Daarnaast: scoor elke genummerde stap uit de SOP afzonderlijk.

Lever op als korte tabel:

Daarnaast proces-niveau-score: bv. “Proces als geheel: positie 2 (Grotendeels handmatig). De Moneybird-tool verlicht stappen, maar mens trigget alles en doet alle checks.”

Blok 3: Volgende spectrum-positie per stap

Voor elke stap waar de huidige positie < 6 is: bepaal de volgende haalbare positie. Niet automatisch een sprong naar 6, maar één positie verder. Dit is de kern van de MKB-regel: kleine stappen, één per cyclus.

Lever op als uitbreiding van de tabel uit blok 2:

Stappen die op positie 5 of 6 staan: noteer “Niet verder automatiseren, al volledig automatisch of AI-overgenomen”. Voorkomt over-engineering.

Blok 4: Tool-kandidaten

Per stap waar in blok 3 een volgende positie is benoemd: bepaal welke tool of skill dat gaat doen. Werk vanuit wat de gebruiker al heeft (uit IT/Toolstack.md en externe documenten), geen nieuwe SaaS-abonnementen voorstellen als het bestaande pakket het ook kan.

Kandidaat-types (in volgorde van toegankelijkheid voor MKB):

1. Bestaande tool gebruiken, feature van Moneybird, Stripe, Calendly die al betaald is.
2. No-code-flow, Make, Zapier, n8n (Make eerst voor MKB-context: meeste sjablonen, beste prijs-kwaliteit).
3. Apple Shortcuts / Power Automate, als de gebruiker macOS/iOS of Windows draait en lokale automatisering wil.
4. AI-skill (Claude / GPT), zoals deze skill in een Claude-omgeving, met een gerichte prompt en input-template.
5. E-mailflow (Loops, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo), voor mailgedreven processen, zeker bij L3.
6. Script, Python, Node, Bash. Kost meer onderhoud, maar maximale flexibiliteit.
7. MCP-tool, voor Claude Code of vergelijkbare agentic environments waar de tool direct beschikbaar moet zijn.
8. AI-agent met meerdere tools, voor stappen waar oordeel nodig is over input (e-mail-classificatie, lead-scoring).
9. Custom-app of klantportaal, alleen bij large-horizon, link naar E2 of E4.

Lever op als uitbreiding van de tabel uit blok 3:

Blok 5: Benodigde input per kandidaat

Voor elke tool-kandidaat uit blok 4: wat is nodig om hem op te bouwen?

• Data-bron: welke bron levert de input? (CRM, factuurpakket, Calendly, een handmatige sheet, een formulier-tool?)
• Account-toegang: welke accounts, met welke rechten, met welke API-keys of OAuth-tokens?
• Training-set of voorbeelden: voor AI-kandidaten, minstens 5 tot 10 voorbeelden van input + gewenste output.
• Prompt of schema: voor AI-kandidaten, een eerste versie van de prompt of het JSON-schema.
• Webhook-URL of trigger: hoe wordt de automatisering aangetrokken?
• Output-bestemming: waar moet het eindresultaat heen? (Mail, CRM-update, document, dashboard, Slack-bericht?)
• Fallback: wat als de automatisering faalt? Mens-pad? Notificatie?
• Test-plan: hoe wordt het getest voor productie? (Sandbox-account, dry-run, side-by-side run, A/B met handmatig?)

Lever op als invul-tabel per stap:

Blok 6: Owner-overdracht

Voor elke automatisering: wie is daarna owner? Twee dimensies:

1. Wie monitort dat hij blijft draaien? (Logs, foutmeldingen, fallback-notificaties.), Meestal de eind-eigenaar uit SOP-sectie 3, of een ge-delegeerde uit HR/Team.md.
2. Wie heeft escalatie-pad als hij faalt?, Bv. back-up uit SOP-sectie 3, of een externe partij (boekhouder, IT-leverancier).

Lever op als rij per automatisering:

Belangrijke check: als geen mens dit kan monitoren, dan is de automatisering niet veilig genoeg. Owner-loos = wachtende crisis.

Sluit de SOP-analyse af met een korte samenvatting: drie regels die de essentie geven (huidige positie, volgende positie, eerstvolgende actie).

Stap 6: Roadmap bouwen (3 horizonten)

Aggregeer alle automatiserings-kandidaten uit alle behandelde SOPs en sorteer ze in drie horizonten:

Quick-wins (binnen 1 week)

Criteria:

• Beweging van één positie op het spectrum, voornamelijk 2→3 of 3→4.
• Tool al beschikbaar in de stack (geen nieuw abonnement).
• Geen integratie-puzzel (enkelvoudige flow: één trigger, één actie).
• Geen AI-prompt-training nodig (regel-gebaseerd of standaard-template).

Voorbeelden:

• E-mail-template auto-versturen bij CRM-status-wissel.
• Notificatie in Slack bij factuur-status “Te laat”.
• Wekelijkse rapportage-mail die zichzelf stuurt.
• Klant-bedankje-mail dag na onboarding.

Lever op als prioriteits-lijst:

Medium (1 tot 3 maanden)

Criteria:

• Beweging van twee posities op het spectrum, voornamelijk 2→4 of 3→5.
• Integratie tussen 2 of meer systemen.
• Datakwaliteit-vereisten (uniforme klant-ID’s, gestandaardiseerde tags).
• Eventueel AI-skill of -prompt met training-set.

Voorbeelden:

• Make-flow die CRM-status, Moneybird-factuur en mail in één keten zet.
• AI-skill voor lead-classificatie op basis van inkomende mails.
• Automatische maandafsluiting met checklist en notificaties.
• Klantfeedback-pijplijn: typeform → Notion → AI-samenvatting → Slack-digest.

Lever op als prioriteits-lijst (zelfde tabel als quick-wins, plus extra kolom “Voorvereisten” voor data of accounts die eerst geregeld moeten zijn).

Large (3 tot 12 maanden)

Criteria:

• Beweging van drie of meer posities, of sprong naar positie 6 (AI-overgenomen).
• Custom-bouw nodig (eigen script, eigen MCP-server, eigen agent).
• Meerdere processen tegelijk geraakt (cross-SOP-automatisering).
• Significante investering in data-infrastructuur of training.

Voorbeelden:

• AI-agent die support-mail leest, antwoordt, en alleen bij twijfel escaleert.
• Custom dashboard dat live data uit boekhoud-, CRM- en marketing-bronnen toont (link naar E1).
• Eigen klantportaal waar klanten zelf processen starten (link naar E4).
• Volledige automatisering van content-publicatie (idea → draft → review → publicatie → distributie).

Lever op met dezelfde tabel, plus expliciete “Cross-link”-kolom naar L2/L3/L4 (specifieke automatiserings-skills) of E1/E2/E3/E4 (engineer-skills).

Belangrijke regel voor de roadmap:

• Quick-wins worden altijd eerst aangepakt, dit is non-negotiable. Een ondernemer die met large begint, bouwt zes maanden iets dat niet werkt. Met quick-wins eerst is er na week 1 een tastbare besparing, en dat geeft brandstof voor medium en large.
• Medium pas starten als minstens 3 quick-wins productie-stabiel draaien (een maand foutloos).
• Large pas starten als de medium-stack de data-bron is en stabiel werkt.

Stap 7: Schrijven en opslaan

Gebruik het template uit references/template-sop-automatiseren.md als skelet voor de roadmap. Vul het met de uitkomsten uit de analyse.

Sla op als:

{scope}/Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md

Maak de Leverage/-map aan als die nog niet bestaat. Belangrijk: dit pad ligt op afdelings-niveau (niet onder Operations/), omdat Leverage een eigen SCALE-fase is met meerdere skills (L1 tot en met L4) die hier landen.

Frontmatter (verplicht):

---
type: leverage-roadmap
bedrijf: <Naam>
scope: <Pad>
laatst-bijgewerkt: YYYY-MM-DD
versie: 1.0
scale-check: L1
sops-behandeld: <Aantal>
quick-wins: <Aantal>
medium: <Aantal>
large: <Aantal>
---

Schrijfregels:

• Werk in het Nederlands, tenzij Brand Guidelines anders voorschrijven.
• Geen marketing-superlatieven. Geen “naadloze automatisering”, “perfecte flow”, “ongekende efficiency”. Feitelijk en menselijk.
• Concreet > abstract. Tool-namen letterlijk (“Make”, niet “een no-code-platform”). Tijdsbesparingen in minuten of uren, niet “veel sneller”.
• Geen em-dashes (, ). Gebruik komma’s, haakjes of losse zinnen.
• Tabellen voor de blokken: spectrum-score, tool-kandidaten, owner-overdracht, roadmap.
• Per SOP een eigen subsectie, niet alles in één lange tabel mengen.

Daarnaast: sectie 10 van elke behandelde SOP bijwerken. In de bron-SOP onder sectie 10 (Automatiseringskansen): voeg onderaan een verwijzing toe:

> **Bijgewerkt door L1 (`sop-automatiseren`) op YYYY-MM-DD.** Zie [`Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md`](../../Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md) voor het volledige plan, eigenaars en deadlines. Top quick-win uit deze sessie: {korte regel}.

Stap 8: Logging en vervolgsuggesties

Logging (allemaal in dezelfde tool-call-ronde):

1. Changelog bedrijf, {scope}/Directie/Changelog.md, nieuwste datum bovenaan, regel als “Nieuw: Leverage/SOP-Automatisering-Roadmap.md v1.0, X SOPs doorgelicht, Y quick-wins, Z medium, W large geïdentificeerd”.
2. Bijgewerkte SOPs, per behandelde SOP een regel in het changelog: “Bijgewerkt: Operations/Processen/{Proces}.md, sectie 10 aangevuld met L1-roadmap-verwijzing”.
3. Daily, als er een Huddle/Daily/YYYY-MM-DD.md bestaat in de vault (deze conventie geldt niet in elke vault), log dan onder Gedaan vandaag → [Bedrijf]. Sla over als die map niet bestaat.
4. Scale-audit-suggestie, als er een audit-rapport in Directie/Research/ staat waar L1 op ❌ of ⚠️ staat: stel voor de audit opnieuw te draaien zodat de score springt.

Vervolgsuggesties die je altijd noemt:

• Eerste quick-win bouwen, deze week: stel voor om de top-quick-win uit de roadmap direct in te plannen. Geef de gebruiker de keuze om hem zelf te bouwen of via een specifieke L-skill:
  • Rapportages → L2 (auto-rapportage-setup)
  • Mail- en opvolg-flows → L3 (mailflow-setup)
  • Finance-automatiseringen → L4 (finance-automatisering)
• C-skills voor data-kwaliteit: als blok 5 datakwaliteit-vereisten heeft opgeleverd (uniforme klant-ID’s, tags, schema’s), stel voor om de relevante C-skills te draaien om die data eerst op orde te zetten:
  • C1 (marketing-data-setup), voor marketing-data
  • C2 (crm-setup), voor CRM-data
  • C3 (financiele-data-setup), voor finance-data
  • C7 (operationele-kpis), voor operationele KPIs
• Toolstack updaten (S12): als er nieuwe tools in de roadmap zijn die nog niet in IT/Toolstack.md staan, stel voor toolstack-inventarisatie (S12) opnieuw te draaien.
• Dashboard (E1): als de roadmap een dashboard-behoefte opvoert (live-data-overzicht voor de eigenaar), stel voor met E1 (dashboard-bouwer) te starten zodra de medium-horizon helft af is.
• Workflow-pipeline (E3): als de roadmap een eind-tot-eind-flow opvoert die meerdere automatiseringen koppelt, stel voor met E3 (workflow-pipeline) te scopen.
• Review-ritme: een automatiserings-roadmap veroudert sneller dan een SOP. Stel voor om de roadmap maandelijks bij te werken met wat gebouwd is, wat gefaald is, en welke nieuwe kansen ontstaan. Suggesteer een check op de eerste maandag van elke maand.

Cold-start en fictieve-klant modus

De skill is ontworpen als beurtsgewijs gesprek met vault-pre-fill. Bij twee situaties werkt dat anders:

Autonome / 1-shot run (bijvoorbeeld voor evaluaties, bulk-bouw of als de gebruiker expliciet “doe alles in 1 keer” zegt):

• Sla het interview over en gebruik wat in het prompt staat als enige bron.
• Vul ontbrekende velden in met realistische defaults plus expliciete [VERIFICEREN]-marker.
• Lever de complete deliverable, niet alleen aanbevelingen.
• Voeg onderaan een sectie “Open punten” toe met alle [VERIFICEREN]-velden, zodat de gebruiker weet wat hij later moet bevestigen.

Fictieve klant of cold-start (geen bestaande vault):

• Vraag NIET naar bedrijfsgegevens die in een eerste gesprek logisch te achterhalen zijn; gebruik wat in het prompt staat plus defaults.
• Schrijf de deliverable in de gevraagde output-map, niet in {scope}/...-paden.
• Vermeld cross-links naar andere SCALE-stappen als [VERIFICEREN] zonder ze in te vullen.
• Skip changelog-updates en daily-log-updates die normaal aan het eind gebeuren.

Belangrijke regels

• Geen SOP, geen L1. Zonder bestaande SOP in Operations/Processen/ stuurt de skill terug naar S10. L1 bouwt niet op niets.
• Eerst stabiel, dan automatiseren. Minimaal 3 tot 5 cycli handmatig gedraaid, geen openstaande issues in het proces. SOP nog niet stabiel → terug naar S10 voor finetuning.
• Eén SOP per beurt, één blok per beurt in de analyse. Niet alle blokken tegelijk neerzetten, niet meerdere SOPs tegelijk uitwerken. Wachten op antwoord, dan pas door.
• Maximaal 5 SOPs per sessie. Boven dat aantal verdwijnt de diepte. Liever twee sessies van drie dan één sessie van zes half-uitgewerkte.
• Eén positie per beweging. Een sprong van spectrum-positie 2 naar 4 in één keer mislukt in MKB-context. Eerst 2→3, dan 3→4. Voor elke beweging een eigen project met owner en deadline.
• Geen owner = geen automatisering. Een automatisering zonder mens die hem monitort is een wachtende crisis. Owner-overdracht is verplicht voordat iets in productie gaat.
• Quick-wins eerst. Een ondernemer die met large begint, bouwt zes maanden iets dat niet werkt. Quick-wins leveren binnen een week tastbare besparing en geven brandstof voor de rest van de roadmap.
• Bestaande tools eerst. Stel geen nieuwe SaaS-abonnementen voor als het bestaande pakket de feature ook heeft. Lees IT/Toolstack.md actief.
• Tool-namen letterlijk. “Make”, “Zapier”, “n8n”, “Brevo”, “Moneybird”, niet “een no-code-platform” of “een mailtool”. Voor uitvoerbaarheid moet de roadmap concreet zijn.
• Test-plan verplicht per kandidaat. Geen automatisering live zonder een sandbox-run, dry-run of side-by-side met handmatig. Het test-plan staat in blok 5 (Benodigde input).
• Fallback verplicht. Bij elke automatisering vastleggen wat er gebeurt als hij faalt: notificatie, handmatig pad, escalatie. Zonder fallback geen productie.
• Geen aannames over vault-structuur. Werkt voor solopreneurs met een single-business vault, voor multi-business vaults, en voor versgemaakte SCALE-skeletten. Geen hard-coded persoonlijke paden, alleen relatief binnen {scope}.
• Cross-link de specifieke L-skills. L2/L3/L4 bouwen specifieke automatiseringen; L1 levert de roadmap. Bij oplevering altijd verwijzen naar welke L-skill de quick-win gaat uitvoeren.
• Drie horizonten scheiden. Quick-wins, medium en large in aparte secties. Niet mengen, anders raken quick-wins overschaduwd door grootse plannen en gebeurt er feitelijk niets.
• Frequentie van review: maandelijkse update van de roadmap. Wat is gebouwd? Wat is gefaald? Welke nieuwe kansen zijn ontstaan? Roadmap is een levend document, geen statisch eind-rapport.

Voorbeeld-output

Zie references/template-sop-automatiseren.md voor de exacte structuur die de skill oplevert: frontmatter, samenvatting, per-SOP-blok (6 secties met tabellen), roadmap in drie horizonten, eigenaars-tabel, review-ritme, en cross-link-blok naar S10/S12/L2/L3/L4/E1/E3.

Changelog

1.1.0, 2026-05-11

• Nieuwe sectie “Cold-start en fictieve-klant modus”.
• publicSummary + visuele skill-flow toegevoegd voor de website.

1.0.0, initiele release

• Eerste productie-versie.