KvK Administratie

Doel

Documenteert de KvK-inschrijving van een Nederlandse onderneming in één enkel, goed gestructureerd bestand dat als bron-document dient voor alle andere juridische documenten in de vault. De skill haalt zoveel mogelijk gegevens uit een geüpload KvK-uittreksel (PDF) of via een KvK-zoek-URL, zodat de gebruiker niet handmatig veldjes hoeft in te tikken die al officieel vastgelegd zijn. Wat de bronnen niet kunnen geven (BTW-ID dat niet op het uittreksel staat, recente bestuurswissel, etc.) wordt via een kort interview aangevuld.

Het resultaat is een document met KvK-nummer, BTW-ID, RSIN, handelsnaam, statutaire naam, rechtsvorm, vestigingsadres, inschrijfdatum, SBI-codes, bestuurders/eigenaren, aandeelhouders en (bij BV) kapitaal. Daarmee dekt het de quality-eis van SCALE-check J1 (KvK-inschrijving vermeld in Juridisch/-bestand) én levert het de bedrijfsgegevens die J3 (Algemene Voorwaarden), J4 (Privacyverklaring) en J5 (Klantcontract) nodig hebben.

Privacy-disclaimer: dit document bevat onderneming-identificerende gegevens (KvK-nummer, BTW-ID, RSIN, bestuurderskoppelingen). Bij eenmanszaken kan het vestigingsadres samenvallen met een woonadres. Het bestand is bedoeld voor intern gebruik. Voor externe deling (bijvoorbeeld op een website) eerst filteren. Typisch publiek deelbaar zijn: handelsnaam, KvK-nummer, BTW-ID en vestigingsplaats. Niet publiek: RSIN, woonadres-bestuurders, geboortedata.

Run-time introductie

Toon dit blok één keer bij start van de skill, vóór elke vraag:

+--------------------------------------------------------------+
|              KvK Administratie - Run-time intro              |
+--------------------------------------------------------------+
| Wat: ik leg de officiële KvK-gegevens van je bedrijf vast    |
|       in één bestand dat ook je AV, privacyverklaring en     |
|       klantcontracten kunnen aanroepen.                      |
|                                                              |
| Hoe:  4 blokken, 10-20 min totaal.                           |
|   1. Scope kiezen (1 vraag)                                  |
|   2. Pre-fill via KvK-uittreksel of zoek-URL (1-2 vragen)    |
|   3. Aanvullen + verifiëren (3-7 gerichte vragen)            |
|   4. Document samenstellen + opslaan                         |
|                                                              |
| Tip: heb je je KvK-uittreksel als PDF bij de hand? Dat       |
|      scheelt 5-10 minuten typen. Anders pak ik het op via    |
|      de KvK-zoek-URL van je bedrijf.                         |
+--------------------------------------------------------------+

Visuele Flow

                     +-----------------------+
                     |  Start skill          |
                     |  kvk-administratie    |
                     +----------+------------+
                                |
                                v
                +--------------------------------+
                |  Blok 1: Scope kiezen          |
                |  -> welk bedrijf? (1 vraag)    |
                +--------------+-----------------+
                               |
                               v
                +-------------------------------------+
                |  Blok 2: Pre-fill (proactief)       |
                |  -> KvK-uittreksel PDF beschikbaar? |
                |  -> Of: KvK-zoek-URL?               |
                |  -> Of: handmatig invullen          |
                |  (1-2 vragen, meeste velden auto)   |
                +-----------------+-------------------+
                                  |
                                  v
                +-----------------------------------+
                |  Blok 3: Aanvullen + verifiëren   |
                |  -> BTW-ID (niet in uittreksel)   |
                |  -> Bestuurders nog actueel?      |
                |  -> Bij BV: kapitaal + aandelen   |
                |  -> Adres-wijziging sinds laatst? |
                |  (3-7 gerichte vragen)            |
                +-----------------+-----------------+
                                  |
                                  v
                +-----------------------------------+
                |  Blok 4: Document samenstellen    |
                |  -> Vul template in               |
                |  -> [VERIFICEREN] op gaten        |
                |  -> Opslaan op output-pad         |
                |  -> Privacy-disclaimer bovenaan   |
                |  -> Cross-link J3, J4, J5         |
                +-----------------+-----------------+
                                  |
                                  v
                       +----------------------+
                       |  Output:             |
                       |  {scope}/Juridisch/  |
                       |  KvK-administratie.md|
                       +----------------------+

Wanneer triggeren

Activeer deze skill bij elk van de volgende signalen:

• “Leg mijn KvK-gegevens vast”, “documenteer mijn inschrijving”, “KvK administreren”
• “Mijn KvK-nummer staat nergens”, “ik weet niet meer wat mijn BTW-ID is”
• “J1 dichten”, “gat in SCALE-audit bij juridisch”, “scale-audit zegt KvK ontbreekt”
• “Ik heb een uittreksel uit het Handelsregister, kun je dat verwerken?”
• “Voeg mijn RSIN/SBI-codes/bestuurders toe aan de vault”
• “Mijn AV/privacyverklaring vraagt om KvK-data die er nog niet is”
• Iemand draait de skill algemene-voorwaarden, privacyverklaring of klantcontract op een scope waar {scope}/Juridisch/KvK-administratie.md ontbreekt en de skill voorstelt om eerst J1 te dichten.
• De gebruiker noemt een recente wijziging in officiële gegevens: adres-wijziging, bestuurswissel, naamswijziging, omzetting eenmanszaak naar BV.

NIET triggeren

Negeer deze skill in deze situaties:

• De gebruiker is niet ingeschreven bij de KvK (zuiver privé-project, hobby zonder ondernemerschap). Geef in plaats daarvan aan dat J1 voor deze scope n.v.t. is.
• De scope is Persoonlijk/ (persoonlijke vault, geen bedrijf). Markeer J1 als n.v.t. en sla de skill over.
• De gebruiker wil een nieuwe onderneming inschrijven en heeft nog geen KvK-nummer. Deze skill documenteert een bestaande inschrijving; voor het inschrijvingsproces zelf is dit niet de juiste skill.
• Alleen vraag naar BTW-administratie zonder KvK-context. Doorverwijzen naar de skill btw-administratie (J2).
• Het bestand {scope}/Juridisch/KvK-administratie.md bestaat al én is recent (< 6 maanden) bijgewerkt. Vraag dan eerst of het een update moet zijn of dat er alleen een veld bijgewerkt hoeft te worden.

Workflow

Stap 1: Scope kiezen

Vraag voor welk bedrijf de KvK-administratie opgesteld moet worden. Bied de zichtbare bedrijfsmappen in de vault aan als opties (typisch: alles in Bedrijven/ met een eigen Directie/-submap, of de huidige vault-root als de skill direct in een bedrijfs-vault draait).

Bevestig de scope expliciet. Controleer daarna of het bestand al bestaat op {scope}/Juridisch/KvK-administratie.md:

• Bestaat niet → ga naar Stap 2.
• Bestaat wel → vraag: “Wil je dit (1) volledig vervangen, (2) een specifiek veld bijwerken, of (3) een nieuwe versie met de oude als archief opslaan?”. Bij optie 3: hernoem het bestaande bestand naar KvK-administratie - archief YYYY-MM-DD.md voordat je verder gaat.

Stap 2: Pre-fill - proactief

Stel deze vraag (één keer, met drie keuzes):

“Wat heb je beschikbaar voor pre-fill?

1. KvK-uittreksel als PDF (uittreksel Handelsregister, te downloaden via kvk.nl), bevat ~90% van wat we nodig hebben.
2. De KvK-zoek-URL van het bedrijf (bijvoorbeeld via https://www.kvk.nl/zoeken/?source=all&q={bedrijfsnaam} of een directe vestigingspagina), bevat het publieke deel.
3. Niets: we vullen alles handmatig in via een kort interview.”

2a. Bij KvK-uittreksel-PDF

Vraag de gebruiker het bestand te uploaden of het pad te geven. Lees de PDF en extraheer (typisch zichtbaar op een uittreksel):

Let op, wat het uittreksel NIET geeft:

• BTW-ID (komt via een aparte brief van de Belastingdienst, formaat NL...B01).
• Werknemers, bankrekening, omzet (privacygevoelig, niet op openbaar uittreksel).
• Geboortedatum bestuurders bij online-versie (alleen bij betaald rechtsgeldig uittreksel).

Voor BTW-ID: vraag actief in Stap 3.

2b. Bij KvK-zoek-URL

Vraag de gebruiker de bedrijfsnaam óf een directe URL. Construeer indien nodig de zoek-URL: https://www.kvk.nl/zoeken/?source=all&q={URL-encoded-bedrijfsnaam}.

Probeer via een web-fetch het publieke deel op te halen (KvK-nummer, handelsnaam, vestigingsplaats, rechtsvorm, SBI-hoofdactiviteit). Veel details (RSIN, bestuurders, kapitaal) zijn alleen via een betaald uittreksel beschikbaar: die velden blijven leeg en krijgen [VERIFICEREN].

Als de web-fetch niet werkt (geen connectivity, of de pagina is dynamisch gerenderd): val terug op handmatig in Stap 3 en suggereer dat de gebruiker alsnog een uittreksel uploadt.

2c. Bij handmatig

Sla pre-fill over. Alle velden worden via Stap 3 verzameld.

Stap 3: Aanvullen + verifiëren

Maak intern een lijst van ontbrekende of te verifiëren velden en stel alleen daarover vragen. Bundel vragen logisch, niet één-voor-één.

Verifieer altijd (ook bij volledige pre-fill, omdat KvK-gegevens kunnen verouderen):

1. Adres-wijziging: “Is het vestigingsadres [adres uit uittreksel] nog actueel? KvK-uittreksels kunnen achter lopen na een verhuizing.”
2. Bestuurswissel: “Zijn de bestuurders/eigenaren [lijst uit uittreksel] nog correct, of is er recent iemand toe- of afgetreden?”
3. Bij BV, aandeelhouderswissel: “Klopt de aandeelhoudersstructuur [wat het uittreksel zegt] nog?”

Vul aan wat ontbreekt. Veelgebruikte aanvulvragen:

• BTW-ID (altijd, als niet expliciet meegegeven): “Wat is je BTW-identificatienummer? Dat staat op de brief van de Belastingdienst en heeft het formaat NL[9 cijfers]B[2 cijfers]. Als je BTW-vrijgesteld bent (KOR), zeg dat dan.”
• Postadres (als afwijkend van vestigingsadres): “Heb je een apart postadres? Anders gebruiken we het vestigingsadres.”
• Website + algemene e-mail (administratief contactpunt): “Wat is de zakelijke website en het algemene e-mailadres dat we als contact opnemen?”
• Bij eenmanszaak/VOF, privacy-keuze: “Bij eenmanszaak/VOF is het vestigingsadres vaak het woonadres. Wil je dit in het bestand alleen als plaats opnemen (vestigingsplaats) of inclusief straat + huisnummer?”
• Branche/sector kort: “Klopt de SBI-hoofdactiviteit [code + omschrijving] als beschrijving van wat je doet, of wil je een vrije omschrijving toevoegen?”

Vraag in totaal 3-7 vragen, niet meer. Als velden onbeantwoordbaar blijven: laat ze als [VERIFICEREN] in het output-document staan.

Stap 4: Document samenstellen

Vul het template in references/template-kvk-administratie.md volledig in met de verzamelde gegevens. Vervang elk [placeholder] door de werkelijke waarde. Laat [VERIFICEREN] zichtbaar staan op plekken waar pre-fill en interview samen geen waarde opleverden.

Rechtsvorm-secties (sectie 5 Bestuur en eigenaarschap, sectie 6 Kapitaal en aandelen): render ALLEEN de subsectie voor de gekozen rechtsvorm. Bij BV: skip subsecties voor EZ en VOF. Bij EZ: skip subsecties voor BV en VOF. Bij VOF/Maatschap: skip subsecties voor EZ en BV. Sectie 6 (Kapitaal en aandelen) is uitsluitend voor BV en wordt bij andere rechtsvormen volledig weggelaten. Zo blijft het document compact en relevant per rechtsvorm.

Zorg dat de privacy-disclaimer en de “intern gebruik”-vlag bovenaan het document staan. Voeg ook de cross-links naar J3/J4/J5 toe (bestand-paden binnen dezelfde scope), zodat die documenten dit bestand kunnen aanroepen.

Stap 5: Opslaan + aanbevelingen

Sla het document op als {scope}/Juridisch/KvK-administratie.md. Maak de map Juridisch/ aan als die nog niet bestaat, log dit dan ook in Systeem/Structuur/Vault Changelog.md als de vault een dergelijk centraal changelog kent.

Geef tot slot drie concrete aanbevelingen aan de gebruiker:

1. Up-to-date houden: zet een terugkerende reminder (jaarlijks, bijvoorbeeld in januari) om de KvK-administratie te verifiëren tegen een vers uittreksel. Bestuurswissels en adres-wijzigingen blijven anders ongezien.
2. Cross-links activeren: als Algemene Voorwaarden.md, Privacyverklaring.md of Klantcontract.md al bestaan in deze scope, controleer dan of die documenten de juiste KvK-data (KvK-nummer, vestigingsplaats, rechtsvorm) gebruiken en update ze waar nodig.
3. Externe deling: voor publicatie op een website of in een colofon, gebruik alléén handelsnaam, KvK-nummer, BTW-ID en vestigingsplaats. RSIN, woonadres-bestuurders en geboortedata blijven intern.

Logging:

1. Werk het changelog bij van het bijbehorende bedrijf ({scope}/Directie/Changelog.md of equivalent).
2. Werk de daily van vandaag bij onder “Gedaan vandaag”, als de vault een daily-flow gebruikt.
3. Als de map Juridisch/ nieuw aangemaakt is en de vault een centraal vault-changelog kent: log daar ook.
4. Als er een SCALE-audit-bestand bestaat waarin J1 op ❌ of ⚠️ staat: stel voor om de audit opnieuw te draaien.

Belangrijke regels

• Pre-fill heeft voorrang. Vraag nooit handmatig naar iets dat een KvK-uittreksel of zoek-URL al heeft geleverd. Maximaal 3-7 vragen na pre-fill.
• Altijd verifiëren bij pre-fill. KvK-uittreksels kunnen weken tot maanden oud zijn: adres en bestuurders altijd kort bevestigen, ook als het uittreksel ze geeft.
• Privacy zichtbaar. Privacy-disclaimer bovenaan het document, plus de “intern, niet voor externe deling zonder filtering”-vlag. Niet weglaten.
• Eenmanszaak woonadres. Bij eenmanszaak/VOF actief de keuze stellen tussen volledig vestigingsadres of alleen vestigingsplaats, omdat het vaak hetzelfde adres als het woonadres is.
• BTW-ID staat niet op uittreksel. Vraag dit altijd apart. Mogelijk antwoord: BTW-vrijgesteld (kleine ondernemersregeling, KOR), dan veld als BTW-vrijgesteld (KOR) documenteren.
• [VERIFICEREN] zichtbaar laten. Velden die noch pre-fill noch interview konden invullen, krijgen [VERIFICEREN] in het output-document, niet stilletjes leeg laten.
• Nooit overschrijven zonder bevestiging. Bestaat het bestand al → expliciet vragen of het update, gedeeltelijke wijziging of versie-vervanging is.
• Cross-link met J3/J4/J5. Het document moet aanroepbaar zijn vanuit de skills voor Algemene Voorwaarden, Privacyverklaring en Klantcontract: neem dus altijd KvK-nummer, BTW-ID, vestigingsplaats, rechtsvorm en handelsnaam op in een goed leesbaar overzicht bovenin.
• Geen juridisch advies. Deze skill documenteert; ze toetst niet of de inschrijving fiscaal optimaal is, of de rechtsvorm past bij de schaal. Bij twijfel verwijzen naar een accountant of jurist.
• Vault-onafhankelijk. Geen hard-coded paden naar één specifieke vault. Werk altijd vanuit {scope} en respecteer de mappenstructuur die in de actieve vault aanwezig is.

Changelog

1.1.0 · 2026-05-11

• Conditional rendering: BV-cases skippen EZ/VOF-subsecties en omgekeerd.
• publicSummary + visuele skill-flow toegevoegd voor de website.

1.0.0 · initiele release

• Eerste productie-versie.